Esta institución educativa tenía toda su información repartida en decenas de hojas de cálculo de Google, sin conexión entre sí ni con el lector de huellas que usaban para controlar la asistencia. Cada cambio (una matrícula, un traslado, una nota, una falta o un pago de pensión) obligaba a actualizar varias planillas a mano y a cruzar datos entre ellas para no perder información.
Mi trabajo fue el diseño UX/UI de un sistema de gestión escolar que reúne todo en una sola plataforma: matrícula y traslados, notas por curso, gestión curricular y plan pedagógico, comportamiento, asistencia, pensiones y comunicación interna entre profesores.
El desafío
El reto de fondo no era solo técnico: los profesores no tenían cómo respaldar lo que decían frente a los padres. Cuando un padre reclamaba por el comportamiento o las notas de su hijo, el profesor no contaba con datos para mostrar, por ejemplo, que el alumno había tenido una falta, que sus notas habían bajado o que la pensión de ese mes estaba pendiente.
Por eso diseñé un panel con el perfil completo de cada alumno (notas, comportamiento y logros), para que cada conversación con un padre se apoye en datos reales y no en la palabra de una persona contra la de otra.
Matrícula admisión
Notas por curso
Perfil y logros
Nivel de conducta
Estado pensiones
Tickets por área
Registro de alumnos nuevos y traslados externos, con su información básica (DNI, grado y sección) cargada desde el primer momento y sin duplicar los datos de quienes ya habían estudiado en la institución.
Cada curso muestra de un vistazo cuántos alumnos aprobaron, desaprobaron o aún no tienen nota registrada, alineado a los lineamientos de evaluación del Ministerio de Educación.
Ficha de cada alumno con sus datos, nivel académico y logros (medallas de oro, plata y bronce en concursos). Es el mismo perfil que respalda cualquier conversación con un padre.
Cada alumno tiene un nivel de comportamiento del 0 al 4, calculado según sus incidencias registradas y su asistencia, con un estado “Apto” o “No apto” visible de un vistazo para saber a quién llamar.
Cuánto se cobró y cuánto falta cobrar en el mes, de un vistazo, junto con la lista completa de alumnos y el estado de su pensión: pagada o pendiente.
Un profesor abre un ticket para pedir algo a otra área (quién lo envía, a quién y con qué motivo) y quien lo recibe puede resolverlo y cerrarlo. Todo queda registrado.
Pensiones al día
Secretaría ve de un vistazo quién pagó, quién debe y desde cuándo, por aula y sección, sin revisar hojas de cálculo una por una.
Padres con datos
Cada reunión con un padre se apoya en el perfil completo del alumno: notas, asistencia, conducta y pagos. Los profesores ahora tienen cómo respaldar lo que dicen.
Libreta propia
La institución gestiona su propia libreta de notas, alineada a la del Ministerio de Educación y adaptable si en el futuro cambia su sistema de calificación.
Currículo al día
La directora sigue en tiempo real el avance del plan pedagógico y las tareas de cada profesor, en lugar de enterarse a fin de año.